Архивация

Переплёт документов служит для физического закрепления бумаг в едином деле: порядок систематизации определяется при составлении номенклатур, а переплётные работы служат для его воплощения.

Многие бумаги со временем теряют архивную ценность, их срок обязательного хранения завершается, нет никакой необходимости в хранении документации с истекшим сроком хранения у себя в офисе или специализированном архиве. Поэтому, что бы избавиться от гор ненужных документов, мы предлагаем уничтожение документов с использованием современной техники. Ваши работники не тратят рабочее время на необязательное занятие и Вам гарантированно то, что документы будут уничтожены.

Перед уничтожением документы полностью обезличиваются и уничтожаются на промышленных «шредерах», в случае необходимости вся операция по уничтожению документации проводится в присутствии вашего представителя.

Так же необходимо помнить о том, что законодательством предусмотрены определенные требования к уничтожению документов. В частности, запрещается самовольное уничтожение документов без оформления соответствующих актов, уничтожение документов, имеющих отношение к идущему или предвидимому разбирательству по судебным искам или расследованию. Так, бухгалтерские документы не могут быть уничтожены до проведения ревизии по ним. Факт уничтожения черновика конфиденциального документа и других материалов данной группы подтверждается пометкой на копии документа, оставшейся в деле службы конфиденциальной документации. Например: «Черновик уничтожен. Дата. Подпись».

При уничтожении документов необходимо составить акт установленной формы.

Только профессионалы смогут подойти к вопросу уничтожения документов таким образом, что бы к Вам не возникли вопросы со стороны государственных органов.

Данная услуга выгодна для фирм любого размера, архивная база которых насчитывает сотни документов, обращения к которым производятся не очень часто.

Помещение, предназначенное под хранилище:

1. Необходимо что бы помещение было оборудовано системой кондиционирования, которая поддерживает необходимую температуру и влажность. А так же необходимо постоянно проводить мероприятия по дезинфекции - как требование к санитарно-гигиеническому хранению документов.

2. Система пожаротушения. Во многих офисах, даже самых современных, установлена система пожаротушения которая может навредить документации (тушение водой) или обычные огнетушители, которые вряд ли «спасут» Вашу документацию. Так же следует не забывать об охране документов, если их хранить в общедоступном месте, то в определенный момент они могут не обнаружиться на месте. Мы же предлагаем Вам хранение в помещениях – архивах, в которых установлены новейшие системы пожаротушения, которые в случае возгорания его нейтрализуют с помощью специального порошка, что позволит максимально сохранить ваши документы.

3. Система безопасности.
3.1. Система безопасности состоит:
- из современной системы видеонаблюдения установленной в помещениях – архивах, охватывающая всю территорию помещений;
- нескольких постов охраны.

4. Одним из основных положений безопасности является обезличивание. При поступлении документации в помещения-архивы все документы номеруются и под своим индивидуальным номером размещаются в несгораемых шкафах. Информация о том, кому принадлежит документ под тем или иным номером доступна только узкому кругу лиц. Перед моментом выдачи все документы проверяются на принадлежность такого документа лицу-получателю, что позволяет избежать ошибки получения документации не надлежащими лицами.

Таким образом, если помещение-архив отвечает вышеперечисленным параметрам, Вы можете смело хранить документацию в своем офисе, если же у Вас появились сомнения по поводу хранения документации в своем офисе, мы можем возложить обязанность по сохранению Вашей документации на себя.

Создание электронного архива - это, прежде всего, экономия рабочего времени ваших сотрудников, главное преимущество электронного архива - функциональность: на поиски документа в электронном виде уходит намного меньше времени, чем на поиск оригинала.

Наши специалисты могут подготовить электронную базу документации.

Составление электронной базы архива состоит из пяти основных этапов работы:
- комплексное обследования архива заказчика нашими специалистами, необходимая подготовка документов к сканированию;
- сканирование бумажного оригинала (сканирование производится, как правило, в черно-белом режиме при 300dpi и выше, если есть необходимость сохранения иллюстрации и рисунков, то производиться сканирование в цвете или в градациях серого);
- присвоение каждому отсканированному документу наименования (номера) и разложение их по папкам соответственно содержанию документа;
- создание общего реестра данных архива;
- установка электронного архива на Ваш компьютер (производится на любое количество машин заказчика с удобным разграничением прав доступа).